Navigation und Service

Das Personalmanagement

Mit dem Personalmanagement wurde unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben ein Instrumentarium entwickelt, um die Personalarbeit über vorgangsorientierte Prozesse bei einer ganzheitlichen Bearbeitung zu unterstützen.

Zum Personalmanagement gehören folgende Komponenten:

Das Zwei- und Vier-Augen-Prinzip ist anwenderspezifisch frei administrierbar. Die Personalmanagement-Komponenten sind so miteinander verknüpft, dass es keine redundante Datenhaltung gibt. Als Online-Hilfen sind fachliche Beschreibungen und Hilfetexte zu den Vorgängen und eingabefähigen Feldern des gbws eingebunden. Zur Vermeidung von Eingabefehlern erfolgen im System umfangreiche Plausibilitätsprüfungen. Innerhalb der Benutzerverwaltung können an die einzelnen Mitarbeiter ganz gezielt Rechte und Einschränkungen vergeben werden. Der einzelne Mitarbeiter kann somit nur die Vorgänge, Daten und Personaldaten bearbeiten, für die ihm Rechte zugewiesen sind. Ihnen wird ein umfangreiches Schulungsangebot unterbreitet. Sie werden laufend mit aktuellen Informationen versorgt (u.a. Newsletter) und alle zwei Jahre zu einem Informationsaustausch eingeladen (Anwendertreffen). Das Personalmanagement wird ständig weiterentwickelt und optimiert, zeitnah an alle Rechtsänderungen angepasst sowie um weitere Module ergänzt.

Die Bewerberverwaltung

Die integrierte Bewerberverwaltung dient dem Erfassen und Auswerten relevanter Bewerberdaten im Rahmen des Bewerberauswahlverfahrens für Ausbildungssuchende und sonstige Bewerber. Kommt es zur Einstellung, werden die gespeicherten und für die weitere Personalarbeit erforderlichen Daten des Bewerbers unmittelbar aus dem Bewerberstand in den Mitarbeiterstand übernommen. Eine Neuvorgabe bereits gespeicherter Daten ist daher nicht notwendig. Nicht mehr benötigte Daten werden gelöscht.

Die Personaladministration / -verwaltung

Für Ihr gesamtes Tagesgeschäft bietet dieses Modul über jeweils in sich geschlossene Bearbeitungsvorgänge einer Erledigung der erforderlichen Arbeits-schritte „in einem Zug" an.

Die eingegebenen Daten werden unmittelbar in Textprodukte (z. B. Arbeitsvertrag) umgesetzt. Über einen integrierten Dialog können sämtliche Vorgaben zum Druck und zur Speicherung der Dokumente einfach und schnell durch den Sachbearbeiter vorgegeben werden. Im Übrigen können Sie sämtliche für einen Vorgang benötigten Produkte (Schreiben, Bescheinigungen, Formulare usw.) anwenderbezogen hinterlegen.

Es bestehen umfangreiche Möglichkeiten zur Terminverwaltung. Die Termine werden automatisch an die zuständigen Mitarbeiter gemeldet. Im Rahmen eines Workflows können Sie Informationen an alle berechtigten Personen weitergeben. Die für die Bezügeabrechnung relevanten Daten aus den Bearbeitungsvorgängen werden maschinell an das Personalabrechnungssystem weitergeleitet und dort verarbeitet. Die Daten können über den Berichtsgenerator ausgewertet werden.

Die Employee Self Service

Mit Employee Self Services werden den Mitarbeitern Geschäftsprozesse für den Zugriff und die Bearbeitung ihrer eigenen Mitarbeiterdaten angeboten, die im gbws bisher nicht unmittelbar zur Verfügung stehen.

Die Services

Aktuell stehen im gbws folgende Employee Self Services zur Verfügung:

  • essDRiVe (employee-self-service Dienst-Reise-Verfahren, Reiseantrag und Reiseabrechnung)
  • Übersicht über die gespeicherten Personaldaten
  • Meldung Arbeitsunfähigkeit
  • Entgeltbescheinigung
  • DEUEV-Meldung, Lohnsteuerbescheinigung
  • Ersatzbescheinigung Zeiterfassung
  • Änderung Anschrift und Bankverbindung
  • Urlaubsantrag
  • Dokumentation (Verpflichtungserklärung und Mitarbeitergespräche)
  • Nebentätigkeit
  • Arbeitszeit und Telearbeit
  • Dienstbefreiung und Sonderurlaub
  • Antrag auf Fortbildung
  • Änderung dienstlicher Daten
  • A1 Entsendebescheinigung

Diese Services sind eine Ergänzung zum gbws und benutzen die dort vorhandenen und für die Funktionalitäten benötigten Daten mit. Für diese Services wird eine Web-Anwendung bereitgestellt, die jeder Mitarbeiter ohne sonstige Kenntnisse im gbws aus seinem Browser heraus bedienen kann. Als Architektur wurde eine JEE-Anwendung gewählt.
Die Services erfüllen die Anforderungen an die Barrierefreiheit und ermöglichen damit auch den Zugang für Menschen mit Handicap unter Benutzung assistiver Softwareprodukte.

Folgende weiteren Web-Services sind geplant

  • elektronische Leistungsbeurteilung
  • Antrag auf Elternzeit
  • Personalantrag
  • Abrechnung Unterrichtsvergütung

Die Personalabrechnung

Das Berechnen der Brutto-/Zahlbeträge für alle Beschäftigtengruppen und Versorgungsempfänger entsprechend den gesetzlichen, tariflichen und betrieblichen Vorgaben erfolgt mit der Komponente Personalabrechnung. Anwenderinterne Anpassungen bzw. Generierungen sind in der Regel nicht erforderlich. Darüber hinaus können von jeder berechtigten Person Fiktivberechnungen „ad hoc" – also zu jeder Zeit - erstellt werden (z. B. für die Steuerklassenwahl, Berechnung der Altersteilzeit, Änderung der Arbeitszeit, usw.). Unterlagen aus den mtl. Abrechnungsläufen werden der Sachbearbeitung durch ein Reportverfahren mit Selektionsmöglichkeiten bereitgestellt. Daneben wird das maschinelle Meldeverfahren nach den Regelungen für DEÜV, ZVK, ZfA, EEL (Entgeltbescheinigungen zur Berechnung von Sozialleistungen und Mitteilungen über Vorerkrankungen), ElsterLohn und ElsterLohn II (ELStAM), ZMV (Zahlstellenmeldeverfahren) sowie auch das maschinelle Erstattungsverfahren nach dem AAG (Aufwendungsausgleichsgesetz) abgewickelt. Das maschinelle Bescheinigungswesen umfasst die A1-Entsendebescheinigung, BA-BEA, sowie das rvBEA. Die Archivierung der Lohnkonten erfolgt im System. Statistiken für die Deutsche Rentenversicherung Bund, das Bundeszentralamt für Steuern, Personalstatistiken, Versorgungsempfängerstatistiken und Schwerbehindertenstatistiken werden maschinell erstellt. Eine Kostenstellenrechnung, mit Schnittstelle zur gbws-Komponente Finanzverwaltung wird bereitgestellt.

Die Schnittstellen

Im Bereich Personalmanagement sind derzeit Schnittstellen zu Standardsoftware im Bereich Arbeitszeit- und Reisekostenmanagement in folgenden Konstellationen im Einsatz

  • Personalmanagement → Arbeitszeitmanagement
  • Arbeitszeitmanagement → Personalabrechnung
  • Personalmanagement → Reisekostenmanagement
  • Reisekostenmanagement → Personalabrechnung
  • Personalmanagement → Qualifikationsmanagement

Das Stellen- und Organisationsmanagement

Das Modul Stellenmanagement bietet die Möglichkeit, die mühsame manuelle Stellenplanbewirtschaftung komfortabel sowohl im Zwei- als auch im Vieraugenprinzip im gbws durchzuführen.

Folgende Funktionalitäten sind implementiert:

  • Neuanlage von Stellen
  • Ändern oder Löschen von Stellen
  • Stellenbesetzungen
  • Verwaltung von Haushaltsvermerken und Stellensperren
  • Möglichkeit von Massenänderungen von Stellen
  • Prüfung des gesamten Datenbestandes auf vollständige Besetzung
  • Umfangreiches Reporting

Die Stellenbesetzung erfolgt vorgangsbezogen im Modul Personalmanagement. Der dazu erforderliche Geschäftsvorgang ist im Sachzusammenhang bei einer Vielzahl von Geschäftsvorgängen des Moduls zu finden. Neben der Anzeige der bisherigen Stellenbesetzung können Sie sich freie, besetzbare Stellen(teile) anzeigen lassen, für die Besetzung auswählen und die jeweiligen Daten eingeben. Sie sehen auf einen Blick, welche Stellen für welchen Zeitraum noch besetzt werden können.

Das Organisationsmanagement vereinfacht die Dienstpostenbewirtschaftung erheblich. Es bestehen umfangreiche Möglichkeiten Dienstposten neu anzulegen, zu verändern, zu beschreiben sowie Anforderungen, deren Ausprägung und vorhandene Weisungsbefugnisse zu hinterlegen. Auch die Vorgabe von Vergleichsbereichen wird ermöglicht. Eine Vollbesetzungsprüfung steht Ihnen sowohl im Stellen- wie auch im Organisationsmanagement zur Verfügung. Es besteht die Möglichkeit den gesamten Datenbestand darauf zu prüfen, ob jeder Beschäftigte mit dem individuellen Arbeitszeitanteil auf Dienstposten bzw. Stellen geführt wird.

Die Besetzung der Dienstposten findet vorgangsbezogen im Modul Personalmanagement statt. Hier stehen sowohl ein gesonderter Geschäftsvorgang als auch Geschäftsvorgänge im jeweiligen Sachzusammenhang zur Verfügung.

Im Organisations- und Stellenmanagement stehen umfangreiche Standardauswertungen zur Verfügung. Jeder Träger kann auf allgemeine Auswertungen zu Stellen- und Dienstpostenübersichten zurückgreifen. Trägerindividuelle Auswertungen sind ebenfalls möglich. Die Auswertungen schaffen die Möglichkeit, die Über- oder Unterbesetzung der jeweiligen Dienstposten und Stellen schnell und übersichtlich zu ermitteln. Soll-/Ist-Vergleiche sind stichtags- oder zeitraumbezogen jederzeit auch untertägig abrufbar. Die erstellten Auswertungen können auch zu einer weiteren Verarbeitung im Datenformat xls oder xlsx ausgegeben werden. Durch Vorgaben von Parameterwerten können die Standardauswertungen für Teilbereiche eingeschränkt werden, um schnell Teilbereiche analysieren zu können.
Die Daten des Stellen- und Organisationsmanagement können von anderen Modulen verwendet werden, so z.B. für die Darstellung der Aufbauorganisation eines Trägers im Intranet, für eine übersichtliche Darstellung der Beurteilungsstruktur, sowie als Grundlage für den Employee Self Service.

Diese Seite

© GBWS 2016

Hinweis zur Verwendung von Cookies

Cookies erleichtern die Bereitstellung unserer Dienste. Mit der Nutzung unserer Dienste erklären Sie sich damit einverstanden, dass wir Cookies verwenden. Weitere Informationen zum Datenschutz erhalten Sie über den folgenden Link: Datenschutz

OK