Das Workflow-System zur Informationssteuerung können Sie in allen Komponenten des gbws nutzen. Über den Workflow werden Informationen nach einem vorgegebenen Muster an die entsprechenden Stellen weitergeleitet. Er stellt den erforderlichen Informationsfluss zwischen den einzelnen Verfahrensbeteiligten (ohne Einsatz von Papier) sicher und hilft, Informationslücken anderer beteiligter Stellen zu schließen.
Im gbws wird zwischen zwei Arten des Workflow, dem maschinellen und manuellen Workflow, unterschieden. Über den maschinellen Workflow werden automatisch Informationen an eine andere Stelle weitergeleitet. Die Weiterleitung wird durch einen Verarbeitungsauftrag („Speichern“ oder „Löschen“ von Daten) ausgelöst, ohne dass der jeweilige Anwender Einfluss nehmen kann. Der manuelle Workflow kann individuell gesteuert werden und wird nicht durch Vorgabe eines Verarbeitungsauftrages aktiviert. Voraussetzung für die Nutzung der Workflow-Funktionen sind die entsprechenden Berechtigungen des Anwenders (Benutzerverwaltung).
